Bland det mest obekväma som finns är att behöva ge någon negativ feedback.
”Du borde säga konstruktiv feedback” säger säkert någon läsare nu. Men vi kallar en spade för en spade på Fredagar! Ibland måste vi säga åt medarbetare att det de gör är för dåligt helt enkelt.
När vi kommer till den punkten vill många ledare fly från sitt ansvar. Att ta något som kan leda till konflikter tar energi och jag har hört många konstruktiva undanflykter för att slippa berätta för någon att de borde jobba hårdare. Som tur är så finns det även här metoder att förhålla sig till för att det obekväma ska bli lite enklare. Jag ger er två, en långsiktig och en snabb quickfix.
Först och främst: vill du i ditt ledarskap jobba på lång sikt eller kort sikt?
De flesta svarar ”långsiktig” men är sällan beredda att göra jobbet. Det är lite som jag när jag får ont i ryggen. Jag är 1.93 lång och behöver verkligen styrketräna för att hålla det ryggonda borta. Men tror ni jag gör det? Nej. Jag tränar när jag får ont i ryggen. När det onda är borta glömmer jag bort träningen. Jag borde skämmas, men är inte mer än människa. På samma sätt är det nog med många ledare. De vet att de borde, men gör det inte ändå. Därför ger jag er den kortsiktiga quickfixen först (det är förmodligen därför du googlat fram denna text). Orkar ni sedan läsa vidare så kan ni läsa om den långsiktiga mer hållbara metoden också. Båda två går utmärkt att kombinera.
Kortsiktig quickfix-metod
Situation: du har insett att du till slut måste ta in medarbetaren på rummet och berätta att han/ hon inte gör sitt jobb. Ni sitter ner med en kopp kaffe. Negativ feedback ger man alltid en och en. Detta gör du inte inför någon annan.
- Börja med att ställa frågor. Du måste förstå din medarbetares uppfattning om sin prestation innan du uttrycker din.
Exempel: ”Hur har projektet gått?” eller ”Hur ser du på resultatet av dina arbetsuppgifter de senaste veckorna?” - Visa specifik uppskattning innan du lägger ut kritik. De kommer att vara mer benägna att vara mottagliga för din feedback om de litar på att du värdesätter dem.
Exempel:
”Jag uppskattar verkligen att du håller ordning i din tjänstebil”
”Jag gillar hur du tar dig an Bosse på lunchrasterna”
”Du är alltid i tid – det gillar jag” - Berätta om dina positiva avsikter. Något så enkelt som ”Jag står ju på din sida!” kan räcka långt.
Exempel: ”Du vet att jag drivs av att alla ska trivas på jobbet – du likaväl som alla andra”. - Förtydliga och kontrastera.
”Jag säger X, jag säger inte Y.”
Exempel:
”Jag vill att du ska planera arbetet enligt checklistan – inte att du ska kontrollera varenda punkt med Bengtsson”
”Jag säger att du slarvar med kabeldragningen – inte att du slarvar med kopplingarna – de gör du väldigt bra!” - Be medarbetaren att berätta vad han/hon tar med sig från samtalet.
Glöm sedan inte att följa upp vad ni beslutat. Både om det går bra eller är dåligt. Medarbetare vill generellt sett göra ett bra jobb och få uppskattning för det – så följ upp och stäm av!
Vill du läsa mer finns en bra engelskspråkig artikel från Harward Business review:
https://hbr.org/2021/01/giving-critical-feedback-is-even-harder-remotely
En långsiktig metod
Ge mer positiv feedback än negativ feedback. Det är egentligen inte svårare än så.
Tänk tillbaka när du gick i skolan. Du hade säkert både bra och dåliga lärare. De bra lärarna kännetecknas av att man hade en bra dialog med dem och de peppade dig och fick dig att känna dig värdefull. De dåliga lärarna gnällde på dig hela tiden. Själv minns jag min franskalärare (jag var verkligen ingen stjärna på franska):
”Jaja… Andreas Skoglund… couldn’t care less!”
Hon menade att jag var ointresserad. Det var jag. Och jag fick bara klagomål från henne. Så det skar sig.
Jag minns också min svenska-lärare. Han peppade, skojade och berömde. När han väl bad mig ändra på något så lyssnade jag och försökte verkligen förändra. Jag litade ju på honom.
Den senaste forskningen visar på att relationer som håller (i detta fall forskning på gifta par) är förhållandet 5 mot 1. Det vill säga: du ska ge fem gånger så mycket beröm som negativ kritik. Då håller ditt äktenskap. Jag gissar att det är samma sak för ledare och medarbetare: var som min svenskalärare och sök positiva saker att säga.
Exempel:
”Jag uppskattar verkligen hur du täckt upp för Bosse när han varit borta”
”Jag gillar hur du driver samtalet på luncherna”
”Jag är glad över att du verkligen engagerar dig i att få iväg leveransen i tid”
Ha ett ärligt och engagerande intresse i dina medarbetare och deras situation. Kan du i handling visa att du lär dig av dem och tar till dig vad de säger – då kommer de att lyssna på dig med högsta respekt. När du väl kommer till den negativa kritiken: följ quickfixen och de kommer att följa dig för alltid.
