Den svåra konsten att inte jobba ihjäl sig.

Att driva företag kan vara det roligaste och mest utvecklande som finns. Men rollen som ensam ägare kan också vara just ensam, och arbetsbördan kan äta upp den ambitiöse företagaren. När Tomas Wikström på TWS System kom i kontakt med Fredagar Företagsutveckling gick företaget bra – men själv arbetade han sju dagar i veckan och skulle fatta alla små och stora beslut. Uppdraget till Fredagar blev: ”Gör mig onödig!”.

I vilket läge var TWS när ni inledde samarbetet med Fredagar?

– Vi var i ett läge där vi behövde strukturer och rutiner, och vi behövde arbeta med vår kvalitetssäkring. Vi konstruerar, tillverkar, installerar och servar system som styr klimatet i fastigheter och verksamheten gick bra och växte. Men samtidigt höll jag på att jobba ihjäl mig. Ingen fick något gjort utan att det hade passerat mig och i längden är det naturligtvis ohållbart att ha det så. Allt kan inte vara beroende av mig hela tiden. Jag insåg behovet av förändring, men hade inte hunnit agera. När Andreas Skoglund från Fredagar kontaktade mig så var det verkligen helt rätt läge.

Hur har samarbetet sett ut?

– I början la vi mycket tid på att dokumentera hur vi ska arbeta, rutinerna. Sedan har vi gått in på allt från kvalitet och kvalitetscertifiering till arbetsmiljö och hur vi uppnår miljömålen för verksamheten. Det fanns redan tidigare instruktioner naturligtvis, men det mesta av dem har byggt på att jag har sagt ”så här ska vi göra!”, och sedan har det inte alltid följts.

Nu har hela personalen varit med och fått säga sitt om hur vi borde arbeta, och utifrån det har vi gjort dokumentationen. Utöver det har jag och arbetsledarna träffat Andreas minst en gång i månaden och då har ett tema varit ledningsgruppen. Där är vi inte i mål, men att vara ensam ägare och samtidigt arbetsledare är jobbigt ibland och det är viktigt att ha stöd. Någon eller några som kan dela ledning och ansvar i vardagen, och som man också kan prata med när det gäller mer strategiska frågor. Allt vi har jobbat fram har vi löpande följt upp: ”Hur har det funkat?”, Har det blivit bättre eller ramlat tillbaka till det gamla?”, ”Hur går vi vidare?”.

Vad har samarbetet gett för resultat?

– Det har blivit jättemycket bättre. Vi människor är visserligen av naturen lata så det gäller att hålla efter när man ser att vi inte följer de rutiner vi har satt upp, men i stora delar håller det. Att vi tillsammans har beslutat och dokumenterat hur vi ska arbeta gör att vi både har fått allas perspektiv på vad som funkar, och att alla har fått en större förståelse för helheten. Det är inte lika lätt att ta genvägar om man vet varför varje moment är viktigt.

Vi har också gjort om beslutskedjorna så att allt inte måste passera mitt skrivbord. Att jag inte måste fatta alla beslut innebär både att en potentiell flaskhals har försvunnit, och att belastningen på mig har minskat. Så grundmålet att jag ska ha mindre att göra är uppnått.

”Förr jobbade jag som regel sju dagar i veckan, nu är jag ledig nästan varje helg, utan att det drabbar verksamheten, saker blir gjorda ändå”.

Hur mycket tid lägger ni på förändringsarbetet?

– Vi har ju jobbat med Fredagar sedan början av 2018, så drygt tre år, och det är klart att lägger man ihop alla tillfällen så har det tagit en hel del tid. Men ingen tid som vi satt av under de här åren har känts onödig. Vi har fått ut väldigt mycket, och har idag ett löpande samarbete med Fredagar. Andreas Skoglund har hjälpt oss jättemycket i det här arbetet. Han kan inte vår bransch, men han har analyserat vårt sätt att arbeta och verkligen sett vad som behöver göras.