Ett av våra mantran gentemot våra kunder är ”gör dig själv onödig”. Det kan svida lite för någon som burit sitt företag till den position de är just nu. Men det är viktigt för ett företag som ska utvecklas.
Här är två goda exempel på vad som händer när företagare och entreprenörer gjort sig själva onödiga. Dessutom ett skräckexempel på vad som händer när man inte gör det.
Exempel 1 – de som jobbade för mycket
Ett företag jag började jobba med för ett par år sedan var redan inne i tillväxt. De växte och gick på knäna. De två delägarna arbetade 140%, d.v.s. nästan 60 timmar i veckan. De ställde samma krav på övriga i ledningen och stora delar av de anställda. ”På vårt företag jobbar man stenhårt och in i kaklet” var devisen.
Den devisen var förvisso nödvändig under första fasen av deras utveckling. Men nu gick samtliga på knäna och när vi började prata om att utvidga ännu mer slog flera av de anställda bakut. Med all rätt.
Åtgärden
Efter vår analys och fokus på mål och ledstjärna såg vi att högst upp på önskelistan stod att få en mer dräglig tillvaro. En stor del av vår strategiska utveckling lades på nyrekrytering och inskolning av ny personal. Vi såg över arbetsprocessen under topparna och ordnade med att då lägga ut delar av produktionen på underleverantörer.
Resultatet
Vi kom inte ner i målsättningen 80% beläggning för ledningen, men åtminstone 100% för ledning och ägare. Det satt hårt inne hos framförallt VD:n att sluta lägga sig i huruvida toapapper och kopieringspapper var på plats och om alla hade full beläggning (det ansvaret flyttades till mellancheferna). Men han tog det.
Nu visade det sig att VD:n också var mannen bakom all idéutveckling. Så när vi sänkte hans arbetstid innebar det ju inte att han lade sig i sin hammock och tuggade smultron. Istället fick han tid och energi över att utveckla nya tjänster. Sedan vi körde denna process 2017 har omsättningen ökat från 15 miljoner kr om året till 25. Och lönsamheten har hängt med sedan år ett.
Exempel 2 – han som tog ansvaret för allt
Ett serviceföretag vi arbetat med kallade sin VD och ägare ”Lösningen”. Det var en helt korrekt beskrivning; han kunde allt om företaget, alla kunder och alla delar i en mycket komplicerad produkt. Så fort man stötte på problem gick man in till honom och frågade, alternativt ringde till honom om man satt ute hos en kund.
Vårt första möte varade i en och en halv timme. Han tog fem samtal under den tiden. Två medarbetare var inne i rummet under tiden och frågade om hjälp. Vi kan väl konstatera att det inte var ett av de mest effektiva säljmöten jag drivit. Och det tråkiga för honom var att han levde i detta varje dag.
Det går an för en entreprenör att leva i de förutsättningarna upp till ca 10 – 12 anställda. Då kan man gå omkring och ”leda med en kopp kaffe”. Men sen blir det för mycket. Oavsett hur mycket du arbetar som VD räcker du inte till. Man är inne i fasen ”Stagnation & frustration”.
Åtgärden
Företagare som är här har ingen lösning man bara snyter ur näsan och sen är det klar. Det tar ett tag. I detta fall gick vi efter skolboken och medvetandegjorde samtliga medarbetare var vi var och vad vi stod inför. När alla klivit på och ville delta gick vi igenom hur processen såg ut på företaget. Därefter plockade vi bort ansvar från VD:n. Framförallt genom att lägga ut mer ansvar på projektledare och mellanchefer. Men även medarbetarna tog ett större ansvar att lösa problemet själva eller tillsammans innan man rusade in till ”Lösningen”.
Resultatet
Det är alltid glädjande när man kommer tillbaka till en kund och han säger ”nu flyter det!”. Att han dessutom varit ledig två helger på rad är för denna person något som inte hänt på fem – tio år. Lönsamheten har gått upp något, men vi hoppas fortfarande på en än större effekt nu när ”Lösningen” börjar få mer energi till utveckling. Det är ju där han är som bäst.
Skräckexemplet
Detta är en berättelse jag hört från en god vän och kollega för några år sedan. Han var på en företagsgala och överförde ett samtal mellan två drivna företagare. Båda duktiga inom sin bransch, men inga stjärnor när det kommer till ekonomi och bokföring. När han hör detta tappar han hakan:
– Min revisor sa att jag har tre miljoner i expansionsfonderna nu. Så jag är inte orolig om jag tappar lite affärer. Då kan jag leva på dem under ett sabbatsår.
Frågorna blir så många när man hör detta. Vet hen inte vad en expansionsfond är? Om hen nu hade haft tre miljoner – varför klarar hen sig inte mer än ett år på detta? Och vad händer när verkligheten kommer i kapp?
Den andre samtalsparten skruvade lite på sig, tittade bort och ursäktade sig för ett toabesök. Det var nog den lätta utvägen.
Det är inte lätt att se sina egna tillkortakommanden. Men sant är att denna företagsägare borde gjort sig själv onödig och låtit någon annan tagit hand om ekonomin i företaget. Samtidigt, det är ett tufft beslut att låta någon annan gå in och analysera dig och ditt företag för att berätta både om dina styrkor och svagheter. Du kan få svar du inte vill ha. Detta har vi sett på fler företag där VD, ägare och ledning överskattat sina förmågor inom både marknadsföring, ledarskap och kommunikation. Det roliga är att när vi väl fått förtroendet har företagen alltid tagit glädjeskutt, både i arbetsmiljö och ekonomi.
Vi på Företagsutveckling Fredagar har lovat oss själva och våra kunder att aldrig bli några ja-sägare och nickedockor. Vi ska stötta våra kunder att se var de kan och bör gå för att utvecklas. Så vi hade nog inte gått på toa – vi hade först berättat om detta exempel och sagt ”Det är inte första gången det händer, men vi bör nog börja rigga för att hantera de där fonderna nu snarare än senare”. Vi är här för att bygga långsiktiga företag, inget annat.
